Ngày nay, công nghệ VoIP được ứng dụng nhiều trong truyền thông của các doanh nghiệp. Vậy, VoIP là gì? có mang lại lợi ích cho doanh nghiệp hay không? Mời bạn đọc cùng Vietnix theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về VoIP và ứng dụng của hệ thống này trong doanh nghiệp.

VoIP là gì?

VoIP được viết tắt từ Voice Over Internet Protocol, nghĩa là âm thanh được truyền qua giao thức Internet. Công nghệ này giúp truyền tiếng nói của con người qua mạng máy tính bằng cách sử dụng giao thức TCP/IP.

Công nghệ VoIP sẽ mã hóa giọng nói thành tín hiệu kỹ thuật số để có thể truyền qua các gói dữ liệu trong mạng cục bộ (LAN) hoặc mạng WAN hoặc các cơ sở hạ tầng khác. Đồng thời, VoIP cũng sử dụng giao thức RTP giúp các gói dữ liệu này được phân phối ngay lập tức theo thời gian thực.

Ưu và nhược điểm của hệ thống VoIP   

Hệ thống VoIP có nhiều ưu điểm khiến doanh nghiệp lựa chọn nó trong việc nâng cao chất lượng làm việc của nhân viên, tăng cường hệ thống quản lý. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế khiến nhà quản lý băn khoăn khi lựa chọn ứng dụng VoIP vào hoạt động của doanh nghiệp.

Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của VoIP mà bạn nên nắm rõ.

Ưu điểm

Gọi nội bộ miễn phí: VoIP cho phép kết nối hoàn toàn qua Internet nên bạn có thể gọi điện miễn phí trong nội bộ công ty mà không bị hạn chế bởi vị trí địa lý. Điều này khiến VoIP đặc biệt phù hợp với công ty có nhiều chi nhánh, chuỗi cửa hàng. Ưu điểm này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được 100% chi phí liên hệ nội bộ.

Quản lý dễ dàng: Thay vì quản lý trực tiếp, công nghệ VoIP có thể áp dụng quản lý từ xa. Nếu doanh nghiệp thay đổi văn phòng thì việc di chuyển và cài đặt lại cũng rất đơn giản và dễ dàng.

Mở rộng dễ dàng: Khi mở rộng hệ thống, bạn chỉ cần mua thêm thiết bị điện thoại và cài đặt cho văn phòng. Quá trình mở rộng gói dịch vụ trên hệ thống cũng rất dễ dàng.

Tính năng vượt trội: Đây là một ưu điểm không thể bỏ qua của VoIP, vì so với công nghệ analog cũ thì công nghệ VoIP cho phép ghi âm, trả lời tự động, phân phối cuộc gọi thông minh, quản lý lịch sử cuộc gọi,…

Không giới hạn cuộc gọi cùng lúc: Công nghệ analog cũ chỉ cho phép mỗi kênh được thực hiện 1 cuộc gọi đồng thời dẫn đến tình trạng máy bận. Còn đối với công nghệ VoIP, một đường truyền có thể thực hiện nhiều cuộc gọi đồng thời. Lưu lượng băng thông cần thiết cho VoIP rất ít nếu so với các gói cáp quang hiện hành.

Không phụ thuộc vị trí địa lý: Người dùng dù ở bất cứ đâu, chỉ cần kết nối Internet là sử dụng được, có thể liên lạc từ xa với mọi người, thực hiện cuộc gọi đường dài,…

Nhược điểm

Yêu cầu bắt buộc phải có điện và mạng: Để sử dụng chức năng truyền âm thanh của hệ thống, doanh nghiệp phải đảm bảo có điện và đường truyền Internet ổn định, tín hiệu rõ ràng. Để tránh trường hợp mất điện hay mất kết nối Internet đột ngột, bạn có thể trang bị thêm máy phát điện, bộ lưu điện và kéo thêm đường truyền mạng.

Chất lượng thoại bị ảnh hưởng: Một số công ty sử dụng kỹ thuật nén, nhằm mục đích tiết kiệm dung lượng đường truyền. Điều này có thể gây ảnh hưởng tới chất lượng của cuộc gọi và dẫn tới tình trạng bị vọng tiếng, dẫn đến trải nghiệm của người dùng không được tốt.

Chỉ giới hạn trong chức năng nghe gọi: Nếu máy tính cùng lúc chạy nhiều chương trình và phần mềm thì có thể gây ảnh hưởng tới cuộc gọi VoIP. Điều này khiến hiệu suất máy tính bị quá tải, chất lượng cuộc gọi giảm hoặc không thể nhận/thực hiện cuộc gọi.

Bảo mật thấp: Người dùng mạng Internet thường gặp một số vấn đề về bảo mật như các hệ thống máy tính làm việc bị tấn công bởi hacker, dữ liệu người dùng bị đánh cắp, thông tin cá nhân bị rò rỉ,… Người dùng VoIP cũng có thể gặp những rủi ro này.

Kỹ thuật phức tạp: Để chất lượng cuộc gọi VoIP đảm bảo, doanh nghiệp cần phải thỏa mãn những yêu cầu khắt khe như tỉ số nén lớn, có khả năng suy đoán và tạo lại thông tin của các gọi tin bị thất lạc, tốc độ xử lý các bộ Codec nhanh chóng, cơ sở hạ tầng được nâng cấp với Frame-Relay, MPLS,…

Những lợi ích nổi bật của VoIP

Sở dĩ VoIP ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là bởi hệ thống này mang tới những lợi ích nổi bật như:

• Tiết kiệm chi phí: VoIP giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản lớn chi phí liên lạc trong kinh doanh. Các dịch vụ VoIP tận dụng Internet và kết nối IP trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ để tạo sự kết nối. Chính vì vậy nó tiết kiệm chi phí các cuộc gọi nội bộ trong tổ chức cũng như chi phí gọi thoại, phục vụ cho hoạt động kinh doanh bên ngoài và quốc tế. Ngoài ra, việc lắp đặt hệ thống VoIP không mất nhiều mạng lưới đường truyền vật lý như các hệ thống truyền thống khác.
• Dễ dàng cài đặt: Hệ thống điện thoại VoIP cài đặt dễ dàng, không cần nhiều đường truyền vật lý phức tạp như các thiết bị truyền thống khác. Bạn chỉ cần kết nối điện thoại IP với mạng công ty qua đường Ethernet là có thể liên lạc với những người khác.
• Chất lượng giọng nói rõ ràng: VoIP cung cấp một số lượng lớn các giao thức và codec khác nhau để đảm bảo chất lượng âm thanh HD. Do đó, các cuộc gọi có âm thanh rõ ràng và thậm chí chất lượng thoại có thể tốt hơn các cuộc gọi điện thoại cố định.
• Tính di động và tính linh hoạt: Doanh nghiệp có thể dễ dàng kết nối với nhân viên của họ từ xa miễn là có kết nối Internet và nhân viên đang di chuyển các thiết bị hỗ trợ qua giao thức SIP. Bạn cũng có thể kết nối, quản lý các văn phòng ở mọi nơi rất dễ dàng với hệ thống đám mây.
• Khả năng mở rộng: VoIP là giải pháp giúp doanh nghiệp nhanh chóng xử lý khối lượng công việc khổng lồ, tăng khả năng mở rộng doanh nghiệp, số lượng nhân viên có thể tăng hoặc giảm một cách linh hoạt. Bạn có thể dễ dàng thêm tài nguyên vào hệ thống của doanh nghiệp mà không gây ảnh hưởng hoặc gián đoạn quá trình làm việc.
• Tính năng phong phú: Hệ thống VoIP có nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, tuyệt đối an toàn và bảo mật. Một số tính năng có thể kể đến như: Chuyển hướng cuộc gọi, phản hồi giọng nói tương tác (IVR), Ring Group, xếp hàng, nhạc chờ, thu âm cuộc gọi.

Vì sao doanh nghiệp của bạn cần có hệ thống VoIP

Việc ứng dụng VoIP có thể ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình hoạt động cũng như xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp.

Sau đây là 6 lý do doanh nghiệp của bạn nên sở hữu hệ thống VoIP từ hôm nay:

Cho phép đồng nghiệp kết nối trao đổi công việc

Hệ thống VoIP cho phép tất cả các nhân viên sử dụng cùng một hệ thống điện thoại dù ở bất cứ vị trí nào. Chỉ cần có kết nối Internet, bạn có thể làm việc từ xa, kết nối những người cùng làm việc một cách dễ dàng và thuận tiện hơn.

Mang đến một hình ảnh đẹp

Việc ứng dụng hệ thống VoIP vào doanh nghiệp góp một phần vào việc xây dựng hình ảnh doanh nghiệp. Quy trình làm việc chuyên nghiệp, uy tín hơn thông qua hệ thống này.

Độ tin cậy cao

Quá trình cài đặt VoIP không yêu cầu nhiều dây vật lý để truyền thông tin, vừa tiết kiệm vừa mang lại độ ổn định cao hơn so với các phương pháp khác.

Tích hợp các kênh Comms một cách liền mạch

Có thể tích hợp nhiều hình thức liên lạc giúp doanh nghiệp giao tiếp với khách hàng dễ dàng hơn. Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi gọi thoại bàn sang gọi thoại trên di động, hoặc gọi video, nhắn tin tức thời với VoIP.

Tận dụng mạng 5G

Việc sử dụng hệ thống VoIP giúp bạn tận dụng triệt để lợi thế của mạng 5G. Theo xu hướng, lưu lượng dữ liệu di động sẽ cao hơn trong tương lai. Trong đó phần lớn người dùng sẽ sử dụng mạng 5G để giao tiếp.

Hưởng lợi từ trí tuệ nhân tạo

Hệ thống VoIP được tích hợp với AI trên Cloud để xử lý cuộc gọi tự động cũng như phân tích và thu thập được dữ liệu của khách hàng. Từ đó giúp doanh nghiệp điều chỉnh các chính sách chăm sóc khách hàng và chính sách bán hàng. Điều này góp một phần không nhỏ vào doanh thu bán hàng của doanh nghiệp cũng như tạo ấn tượng tốt về dịch vụ uy tín, chất lượng trong mắt khách hàng.         

VoIP hoạt động như thế nào trong doanh nghiệp? 

VoIP hoạt động trong doanh nghiệp theo các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Xác định chính xác địa điểm cần gọi (mã quốc gia, mã tỉnh,…) và bấm số cần gọi đến.

Bước 2: Khi bạn bấm số và bắt đầu cuộc gọi, các kết nối giữa người gọi và người nhận sẽ được thiết lập.

Bước 3: Khi nói vào ống nghe hay microphone sẽ tạo ra những tín hiệu analog. Tín hiệu analog được chuyển sang tín hiệu số bằng các thuật toán. Sau đó, giọng nói của bạn sẽ được số hóa và đóng thành gói tin. Trong quá trình này, các giao thức SIP hay H323 sẽ được dùng để điều khiển cuộc gọi như là thiết lập, quay số, ngắt kết nối,… Còn giao thức RTP thì được dùng để bảo mật và duy trì chất lượng dịch vụ trong quá trình truyền.

Bước 4: Dữ liệu sau khi đóng gói hoàn tất được truyền tải qua kết nối được thiết lập lúc đầu.

Bước 5: Ở đầu ra, dữ liệu chứa âm thanh được chuyển hóa lại thành âm thanh mà người nghe hiểu được. Lúc này, người nhận sẽ nghe được giọng nói bình thường của bạn.

Những điều cần lưu ý khi chọn một dịch vụ VoIP? 

Để lựa chọn dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

Tính tương thích của hệ thống VoIP

Khi chọn hệ thống VoIP cho doanh nghiệp, trước hết cần xem xét hệ thống VoIP có phù hợp với thiết bị điện thoại truyền thống hay không? Chúng có thể kết nối với nhau hay việc nâng cấp có ảnh hưởng tới các hoạt động khác của doanh nghiệp không? Hãy đảm bảo các nhà cung cấp dịch vụ VoIP mà bạn lựa chọn sẽ hỗ trợ thiết bị đó của bạn.

Hệ thống VoIP cung cấp khả năng truyền thông hợp nhất nào?

Hệ thống VoIP cung cấp tính năng cuộc thoại với chất lượng âm thanh tuyệt vời. Thế nhưng khi làm việc với khách hàng các chúng ta không thể giới hạn ở cuộc thoại. Do vậy, truyền thông hợp nhất (UC) sẽ là một giải pháp dành cho VoIP của bạn.

UC đơn giản là cách hợp nhất các kênh liên lạc lại thành một điểm truy cập duy nhất. UC sẽ giúp doanh nghiệp của bạn mở rộng hơn và có tính linh hoạt cao. Bạn nên lựa chọn những hệ thống VoIP có các tính năng UC như:

• Nhắn tin hợp nhất.
• Nhắn tin tức thì (trò chuyện).
• Hội nghị truyền hình.
• Cộng tác nhóm.

Hệ thống VoIP có thể tích hợp đa nền tảng không?

Lựa chọn VoIP có thể tích hợp đa nền tảng trên sẽ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng vận hành các công việc, có sự thống nhất giữa sếp và nhân viên. Bạn cần trao đổi với nhà cung cấp xem liệu hệ thống VoIP có thể tương thích với những nền tảng giao tiếp nào trước khi cài đặt.

Hướng dẫn cách mua hệ thống điện thoại VoIP  

Có nhiều loại điện thoại VoIP khác nhau, linh hoạt với các tùy chọn cho mọi cấp độ người dùng. Vì vậy, tùy vào nhu cầu của mỗi người chúng ta sẽ lựa chọn điện thoại phù hợp với những tính năng cần sử dụng.

• Điện thoại VoIP cho Giám đốc điều hành: Khối lượng công việc của Giám đốc điều hành khá lớn nên yêu cầu chất lượng điện thoại VoIP tốt, chất lượng âm thanh tốt, màn hình lớn với nhiều tính năng và nhiều dòng. Lựa chọn điện thoại có kiểu dáng, chất lượng tốt đồng thời phải đảm bảo luôn hỗ trợ các modem mở rộng cho các phím phụ, loa ngoài, micro có khả năng khử tiếng ồn tốt. Một số dòng sản phẩm bạn có thể tham khảo, đó là Fanvil V67, Yealink SIP-T58A, Yealink VP 59.

• Điện thoại VoIP cho lễ tân: Lễ tân là bộ phận làm việc nhiều nhất với đối tác và khách hàng. Do vậy, điện thoại VoIP dành cho lễ tân cần đảm bảo về chất lượng âm thanh, chức năng quay số nhanh bên ngoài, số máy lẻ nội bộ,… cùng các tính năng thông thường khác. Gợi ý cho bạn một số dòng máy VoIP hỗ trợ các modem mở rộng: Grandstream GXP2130, Fanvil X210, Yealink SIP T29G, Yealink SIP T30, Yealink SIP T31.

• Điện thoại VoIP cho cuộc gọi nhóm: Điện thoại cho cuộc gọi nhóm yêu cầu đảm bảo độ phủ sóng của âm thanh cùng các vấn đề khác như: Phạm vi đón âm thanh, kích cỡ phòng và quy mô nhóm. Điện thoại hội nghị Yealink CP920 và điện thoại hội nghị Sennheiser SP20 sẽ là lựa chọn hợp lý dành cho các cuộc gọi nhóm.

• Điện thoại VoIP cho Trung tâm cuộc gọi: Không cần phải cao cấp và nhiều tính năng, điện thoại VoIP cho Call Center cần chất lượng âm thanh tốt, khử được tiếng ồn xung quanh, có độ tin cậy và tuổi thọ cao. Ngoài ra, chúng cũng cần đảm bảo các tính năng cơ bản khác như: Giám sát hoặc ghi lại cuộc gọi, người quản lý bước vào, có thể thay đổi người dùng giữa các ca làm việc,…

• Điện thoại VoIP cho không gian mở: Điện thoại VoIP dùng cho các không gian mở như siêu thị, cửa hàng tiện lợi, sảnh giao dịch,… nên yêu cầu cao về tinh bảo mật. Do vậy, điện thoại VoIP dùng cho không gian mở thường có hai cổng Ethernet.

• Điện thoại VoIP cho nhân viên văn phòng hoặc làm việc tại nhà: Yêu cầu của điện thoại VoIP cho nhân viên làm việc tại nhà hoặc văn phòng chỉ cần đảm bảo chức năng cơ bản. Cụ thể là chất lượng cuộc thoại và khả năng kết nối Internet tốt để đảm bảo không bị gián đoạn công việc.

• Điện thoại VoIP cho nhân viên hay di chuyển: Ngoài việc sử dụng softphone với điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay, người dùng có thể kết hợp với tai nghe hoặc loa ngoài để đảm bảo chất lượng cuộc gọi tốt. Một số sản phẩm tai nghe và loa ngoài có phân khúc giá tốt như: Tai nghe VT1500, Tai nghe Vbet VT5009, Loa hội nghị VT Speaker CS40, Loa hội nghị không dây Bluetooth VT SPEAK CS61.

• Điện thoại VoIP cho người làm việc từ xa: VoIP có tính năng vượt trội hơn so với điện thoại truyền thống đó là cho phép nhân viên làm việc từ xa mà không cần đến văn phòng. Họ vẫn có thể kết nối và tương tác với nhau thông qua điện thoại VoIP giống như đang ở cùng một văn phòng.

• Điện thoại VoIP cho khách sạn: Có thể hỗ trợ được hầu hết các yêu cầu ứng dụng, chất lượng thoại tuyệt vời cùng nhiều tính năng, nền tảng truyền thông tích hợp. Điện thoại Fanvil dòng H là gợi ý tuyệt vời dành cho khách sạn.

Mỗi dòng điện thoại VoIP đều có những ưu điểm khác nhau phù hợp với từng nhu cầu của người sử dụng. Do vậy, khi lựa chọn điện thoại VoIP bạn hãy lưu ý đến chất lượng âm thanh HD, các tính năng tiên tiến, mẫu mã, khả năng hỗ trợ làm việc từ xa, khả năng kết nối, truyền thông hợp nhất.

Các nhà cung cấp dịch vụ VoIP ở Việt Nam        

Một số nhà cung cấp dịch vụ VoIP ở Việt Nam:

Đơn vị tổng đài ảo VOIP24H

Được thành lập vào năm 2012, là đơn vị đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ VoIP vào xây dựng các giải pháp về tổng đài cho doanh nghiệp trên nền tảng điện toán đám mây. Giải pháp chủ lực bao gồm: Đầu số Hotline 1900, 1800, đầu số điện thoại bàn, đầu số di động, Voice OTP, Auto call, phần mềm Telesales, Voice Brandname, tổng đài ảo.

Đơn vị tổng đài ảo vHost

Sử dụng dịch vụ thoại trên nền tảng IP, cung cấp cho khách hàng các cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp. Khi dùng dịch vụ V-PBX khách hàng trang bị điện thoại IP hoặc điện thoại analog thông qua IP Gateway, hoặc Softphone.

Đơn vị tổng đài ảo StringeX

Tích hợp nhiều tính năng như gọi thoại, tin nhắn, gọi video,… vào ứng dụng hoặc website của doanh nghiệp. Sử dụng dịch vụ của StringeX giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí so với các dịch vụ của nước ngoài hoặc gọi điện thoại thông thường.

Đơn vị tổng đài ảo Mobifone 3C

Cung cấp cho doanh nghiệp một hoặc nhiều số di động đẹp làm tổng đài chung, số máy lẻ có thể linh hoạt bằng các máy điện thoại di động, softphone, SIP phone, điện thoại cố định.

Đơn vị tổng đài ảo VIVAS

Khách hàng có thể sử dụng đầy đủ tính năng của nhà mạng mà không cần trang bị tổng đài nội bộ. Doanh nghiệp có 3 lựa chọn kết nối gồm: Mạng di động, mạng cố định, kết hợp cố định và di động.

Những câu hỏi thường gặp về VoIP

Lời kết 

Trên đây là một số thông tin về lợi ích mà VoIP mang lại và ứng dụng của VoIP trong thực tế. Mong rằng bài viết này trên sẽ giúp bạn có thêm lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết này.