Nhiều người vẫn còn chưa hiểu rõ KPI là gì hay chạy KPI nghĩa là gì? Tầm quan trọng của nó ra sao mà lại trở thành thước đo chất lượng của hầu hết mọi doanh nghiệp? Hãy cùng Vietnix tìm hiểu kỹ hơn trong bài viết bên dưới nhé! 

KPI là gì?

KPI là các giá trị có thể đo lường cho biết liệu các mục tiêu chiến lược đạt được hay không, là viết tắt của cụm từ “Key performance indicators”. Nó giúp từng bộ phận hoặc cá nhân trong công ty theo dõi và phân tích hiệu suất. 

Để KPIs hiệu quả thì cần phải có sự phù hợp với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Nó sẽ theo dõi các mục tiêu của mình trong một khoảng thời gian cụ thể một cách chính xác nhất.

KPI còn cho phép chủ sở hữu doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hiệu suất của từng bộ phận, nhân viên và công ty nói chung tại bất kỳ thời điểm nào. 

>> Xem thêm: CRM là gì? CRM hữu ích như thế nào đối với một công ty?

Lợi ích của việc đặt KPI là gì?

Sau khi biết Key Performance Indicators là gì để sử dụng trong quản lý thì nó còn mang đến nhiều lợi ích thật sự nổi trội cho doanh nghiệp. Cụ thể là:

Giúp hiểu nhanh các trạng thái phức tạp

Hiệu quả và thời gian là 2 yếu tố đáng để lưu tâm. Đó là lý do vì sao KPI lại trở nên hữu ích để đánh giá nhiều quy trình và hoạt động đan xen nhau đang diễn ra trong tổ chức. Từ đó giúp công ty bạn tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả quản lý.

Sau khi hiểu KPI là gì thì chắc chắn bạn sẽ biết rằng nó có khả năng thiết lập mục tiêu, trở thành một công cụ quản lý quan trọng. Các mục tiêu chỉ có ý nghĩa khi việc thực hiện và tiến độ của chúng cũng có thể được đo lường. 

Đây là lý do tại sao KPI là công cụ được lựa chọn để thiết lập mục tiêu và theo dõi tiến độ. Chúng giúp xác định các bước cần thiết để đạt được các mục tiêu cụ thể và đưa ra các cân nhắc chiến lược rộng lớn hơn. 

Giúp tăng hiệu quả trong giao tiếp

Giao tiếp cần có thời gian, đặc biệt là trong những tình huống phức tạp và phát sinh những việc không thể lường trước. Trong bất kỳ môi trường làm việc nào, giao tiếp là chìa khóa để đảm bảo thích ứng nhanh với hoàn cảnh mới. 

KPI có thể nâng cao hiệu quả trong giao tiếp khi có mô hình làm việc nhóm hợp lý. Nói cách khác, khi các nhóm cùng nhau chia sẻ và tầm nhìn về cách đạt được các nhiệm vụ, thống nhất theo KPI có thể thúc đẩy tinh thần và kết quả đầu ra.

Cung cấp cơ sở vững chắc để ra quyết định

Một trong những vấn đề lớn nhất trong quá trình ra quyết định là sự thiên vị, đặc biệt rõ ràng trong lĩnh vực quản lý. 

Khi được xây dựng đúng công thức, KPI sẽ giúp giảm thiểu sự thiên vị và tập trung vào các sự kiện và số liệu. Từ đó có thể đưa ra những quyết định và giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tính công bằng. 

Phân loại KPI

Ngoài biết KPI là gì thì bạn cũng cần hiểu rằng có nhiều loại KPI mà bạn có thể sử dụng trong doanh nghiệp của mình. Dù là loại nào thì cũng đều có mục tiêu nên hãy lựa chọn loại KPI phù hợp nhất cho chiến lược kinh doanh của mình. Các loại KPI bao gồm:

• Chỉ số định lượng: Được trình bày bằng một con số.
• Chỉ số định tính: Không thể trình bày dưới dạng một con số.
• Chỉ số hàng đầu: Có thể dự đoán kết quả của một quá trình.
• Chỉ báo trễ: Cho biết sự thành công hay thất bại sau bài học.
• Chỉ số đầu vào: Đo lường lượng tài nguyên được tiêu thụ trong quá trình tạo ra kết quả.
• Chỉ số quá trình: Đại diện cho hiệu quả hoặc năng suất của quá trình.
• Chỉ số đầu ra: Phản ánh kết quả hoặc kết quả của các hoạt động của quá trình.
• Chỉ số thực tế: Tương ứng với các quy trình hiện có của công ty.
• Chỉ số định hướng: Xác định xem một tổ chức có đang trở nên tốt hơn hay không.
• Chỉ số hành động hữu ích: Có thể hành động đủ trong tầm kiểm soát của tổ chức để tạo ra sự thay đổi.
• Chỉ số tài chính: Được sử dụng trong đo lường hiệu quả hoạt động và khi xem xét một chỉ số hoạt động.

Vì sao doanh nghiệp không đạt KPI?

KPI là gì trong kinh doanh mà thường lại không thành công như thế? Hãy tham khảo 5 sai lầm thường mắc phải sau đây:

Không xác định KPI rõ ràng

Chúng ta thường thất bại khi nghĩ rằng chỉ cần chạy KPI mà không xác định rõ ràng từ con số hay chiến lược cụ thể. 

Thực tế mà nói, KPI phải dễ nhận biết và được truyền đạt đúng cách đối với những bộ phận có liên quan của công ty. Từ đó nắm bắt rõ hơn tình hình chung mà có hướng điều chỉnh hay đưa ra chỉ số KPI hợp lý hơn.

Thiếu tính trách nhiệm trong quá trình thực hiện

Mỗi KPI khi đã xác định phải có một chủ sở hữu, một người chịu trách nhiệm theo dõi và đạt được mục tiêu liên quan đến KPI đó. Bởi cần phải theo dõi sát sao trong quá trình thực hiện. 

Nếu hiệu quả công việc của người đó gắn liền với KPI đó thì càng tốt. Đặc biệt, hành động khuyến khích thành tích KPI cho một cá nhân hay bộ phận nào khi đạt được là một công thức để thành công.

KPI xa rời thực tế, không thể đạt được

Một cách tốt để thiết lập hệ thống KPI là liên kết các mục tiêu với một khung thời gian cụ thể. Điều này sẽ giúp theo dõi quá trình công việc để sửa chữa nếu phát hiện điểm nào chưa phù hợp.

Tuy nhiên, điểm mấu chốt của KPI muốn mang lại cho từng cá nhân và doanh nghiệp chính là có thể hoàn thành ngay một hay nhiều mục tiêu ngắn hạn. Vậy nên hãy cân nhắc về tính khả thi của công việc để đảm bảo luôn hoàn thành tốt nhất.

Thiếu tính cụ thể

Kết quả kinh doanh có tốt hay không còn phụ thuộc vào từng hạng mục công việc, thời gian đặt ra cụ thể. Càng làm rõ mục tiêu công việc chi tiết đến đâu thì chúng ta có thể nhìn vào con số để cải thiện.

Vậy nên, hãy đặt cho mình KPI thật cụ thể để dễ dàng theo dõi tiến độ và hiệu quả công việc một cách chính xác nhất.

Quá khó để đo lường KPI 

KPI phải được kết hợp dữ liệu, mục tiêu kinh doanh và mục tiêu phòng ban để đóng vai trò là kim chỉ nam cho sự thành công. Nếu thiếu đi một trong những yếu tố trên thì KPI sẽ trở nên trừu tượng và chỉ mang tính khái niệm.

Dữ liệu là yếu tố làm cơ sở cho KPI. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn thực sự có thể đo lường và theo dõi KPI của mình theo thời gian.

Vì sao việc đặt KPI tại Việt Nam lại kém hiệu quả?

Khi đã biết KPI là gì thì thật sự mà nói, việc áp dụng KPI tại các doanh nghiệp vẫn còn chưa mang đến nhiều hiệu quả như mong đợi bởi vẫn mang thiên hướng nặng lý thuyết hơn thực hành.

Dù đã được giải thích KPI là gì, song nhiều người vẫn chỉ coi đó là con số đo lường hiệu suất mà quên mất rằng bản chất KPI là công cụ chiến lược mang tính hệ thống. Vậy chưa áp dụng đúng cách, triển khai không hợp lý sẽ dẫn đến thất bại. 

Bên cạnh đó, tâm lý chung của người Việt khi đi làm xem chỉ số KPI là “gánh nặng”, công cụ giám sát gắt gao trong công việc thay vì nhìn vào đó mà nỗ lực và cải tiến hơn trong các nhiệm vụ của mình. Điều này cũng làm giảm hiệu suất và dẫn đến thất bại cho cả tập thể. 

Quy trình xây dựng chiến lược KPI hiệu quả

Điều quan trọng là KPI phải được linh hoạt điều chỉnh theo tình hình kinh doanh của công ty và phát triển để giúp đạt được mục tiêu. Vậy nên, hãy tham khảo các bước sau để viết KPI rõ ràng, mang đến hiệu quả cao.

Có chỉ tiêu KPI rõ ràng 

KPI của bạn phải được kết nối với một mục tiêu kinh doanh chính. Trong quá trình thực hiện, không nên tự điều chỉnh KPI khác với một mục tiêu kinh doanh vì sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức. 

KPI cũng cần phải thể hiện rõ các mục tiêu chiến lược của tổ chức của bạn. Quan trọng nhất, KPI phải đảm bảo hướng đến mục tiêu chính lớn nhất của công ty.

Trao đổi KPI với các bên liên quan

KPI không chỉ là những con số dữ liệu mà còn là một trong những cách giúp giao tiếp giữa những người thực hiện với nhau. Nó cần phải đặt đúng bối cảnh để mang đến hiệu quả tốt nhất. 

Hiểu đơn giản rằng, bạn phải giải thích những gì bạn đang thực hiện và lý do vì sao lại làm những điều đó. Đừng ngần ngại chia sẻ KPI của mình với những người có liên quan để họ nhận thức được hướng đi của công ty. 

Ngược lại, việc giữ lại thông tin đó sẽ tạo ra sự lệch lạc giữa các đội. Lắng nghe phản hồi và câu hỏi thì mới có thể xác định và tinh chỉnh cách truyền đạt mục tiêu và KPI của mình đúng đắn nhất.

Xem xét KPI trên cơ sở nhất quán

Điều cần thiết là bạn phải xem xét các KPI của mình một cách nhất quán từ hai khía cạnh: tiến độ của bạn so với KPI và tiến độ của bạn để xác định hiệu quả của KPI. 

Nếu bạn không đạt được bất kỳ tiến bộ nào, mục tiêu của KPI của bạn có thể không phù hợp, có điều gì đó không ổn và đến lúc phải điều chỉnh lại sao cho tốt hơn.

Tạo KPI có thể hành động

Cuối cùng trong phần xây dựng KPI thì hãy làm theo 5 bước sau để đảm bảo quá trình của bạn sẽ có kết quả như mong đợi:

• Bước 1: Xem xét các mục tiêu kinh doanh. Hãy nhớ rằng, KPI sẽ phát triển khi các mục tiêu kinh doanh phát triển.
• Bước 2: Phân tích hiệu suất hiện tại của công ty. Đây là điều cần thiết để hiểu các lĩnh vực nào thành công và các lĩnh vực nào cần cải thiện. Ngoài ra, hãy xem dữ liệu hiệu suất trước đây để tránh lặp lại và làm tốt hơn ở hiện tại.
• Bước 3: Đặt mục tiêu KPI ngắn hạn và dài hạn để xác định các mốc quan trọng cần đạt được trong suốt chặng đường. Bằng cách này, bạn có thể liên tục đánh giá lại và thay đổi hướng đi tới các mục tiêu lớn hơn.
• Bước 4: Xem xét các mục tiêu với nhóm làm việc của mình. Làm việc theo nhóm có khả năng tạo ra nhiều lợi thế hơn. Điều quan trọng là mọi người luôn nắm rõ thông tin để tất cả sẽ làm việc hướng tới cùng một mục tiêu cuối cùng.
• Bước 5: Xem lại tiến trình và điều chỉnh nếu cần thiết. Hãy tạo thói quen kiểm tra trạng thái công việc. Đừng lơ là KPI đã đặt ra bằng cách thường xuyên theo dõi hiệu suất và mức độ phù hợp theo tình hình. Và một khi bạn tạo thói quen, mọi việc sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Các công cụ hỗ trợ để xây dựng KPI hiệu quả

Dưới đây là 5 công cụ miễn phí giúp doanh nghiệp và cá nhân sau khi đã hiểu rõ KPI là gì để xây dựng nó hiệu quả nhất. 

1. Phần mềm Scoro

Scoro là một công cụ miễn phí dùng để quản lý dự án trực tuyến của doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích. 

Hệ thống của Scoro chứa nhiều tính năng cho phép nhà quản trị kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp ở dạng bảng điều khiển vô cùng thông minh, đơn giản. 

Chưa dừng lại ở việc xây dựng KPI mà công cụ Scoro này còn hỗ trợ nhà quản lý lập kế hoạch, báo cáo ngay trên phần mềm.

2. Phần mềm SimpleKPI

Tiếp theo trong danh sách này là một sản phẩm miễn phí khác cho việc quản lý đánh giá KPI dễ dàng hơn là SimpleKPI. Tương tự như Scoro, phần mềm cũng sở hữu nhiều tính năng nổi bật. 

SimpleKPI ghi điểm đúng như tên gọi với giao diện dễ dàng thao tác. Nhờ đó mà các nhà quản lý có thể quản lý linh hoạt, tùy chỉnh báo cáo KPI phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. 

Đồng thời, phần mềm miễn phí này tự động cung cấp bảng phân tích KPI, các báo cáo bằng bản đồ trực quan và bao quát để người dùng dễ dàng theo dõi mọi số liệu hơn.

3. Phần mềm chuyên quản lý nhân sự HrOnline

Sau khi biết về KPI là gì thì nhiều người dùng cũng đã tìm tới phần mềm quản lý KPI miễn phí được cung cấp bởi doanh nghiệp SoftOne với tên gọi HrOnline. 

Ưu điểm của phần mềm này nằm ở việc doanh nghiệp có thể kiểm soát nhiều lĩnh vực hoạt động, giám sát dự án của tổ chức chỉ với vài thao tác đơn giản. 

Bên cạnh đó, các dữ liệu của công ty sẽ được lưu và cập nhật trên điện toán đám mây một cách tự động nên tiết kiệm được phần lớn thời gian. Do đó, nhà quản lý có thể theo dõi, tối ưu lịch trình làm việc cho nhân viên, tổ chức hiệu quả hơn rất nhiều.

4. Phần mềm ACheckin

Khác với những phần mềm trên, ACheckin là một ứng dụng trên điện thoại chuyên dành cho doanh nghiệp mới thành lập và muốn tăng hiệu suất trong kinh doanh tốt hơn sau. 

Ưu điểm nổi bật của ACheckin cũng nhiều đáng kể. Tuy nhiên không thể quên kể đến là tính năng chấm công bằng QR code, có thể cài đặt trên trên cả 2 hệ điều hành iOS và Android. 

Đối với phần mềm quản lý KPI miễn phí này, người dùng có thể điều chỉnh một cách linh hoạt sao cho phù hợp với các dự án của mình. Bên cạnh đó, hệ thống còn tích hợp tính năng nhắc nhở, quản lý công việc, đánh giá KPI của nhân viên một cách khách quan để lãnh đạo dễ đánh giá.

5. Phần mềm Tanca

Cuối cùng trong danh sách này chính là phần mềm đánh giá KPI miễn phí Tanca. Đây là một dạng phần mềm cho thuê, cung cấp nhu cầu quản lý KPI cho các doanh nghiệp. 

Có thể bạn chưa biết, tại Việt Nam hiện nay thì Tanca đang là xu hướng rất được ưa chuộng của các công ty phân phối máy chấm công. 

Tanca mang đến hàng loạt tính năng như đo lường hiệu suất công việc, liên kết KPI với hệ số lương đều được cập nhập trên website,… Nhờ đó giúp tiết kiệm thời gian thu thập của nhà quản lý. Điểm nổi trội của Tanca là còn có thể sử dụng trong tình trạng offline mà không bị mất dữ liệu.

Những câu hỏi thường gặp về KPI?

Lời kết

Giờ đây chắc mọi người cũng đã biết KPI là gì và sức ảnh hưởng của nó như thế nào có đúng không? Nếu như từng cá nhân đều hoàn thành tốt KPI thì trong thời gian ngắn sẽ cải thiện hiệu quả công việc mà còn đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp đề ra.