Khi doanh nghiệp, công ty muốn đưa tin về một sự kiện hoặc ra mắt một sản phẩm, dịch vụ. Thì họ thường sẽ mời các phóng viên, nhà báo tham dự để đưa ra thông báo. Hình thức này nhằm thu hút sự chú ý của công chúng thông qua sức mạnh truyền thông. Vậy thông cáo báo chí là gì? Hãy cùng Vietnix tìm hiểu chi tiết về thông cáo báo chí ngay dưới bài viết dưới đây.

Thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí (trong tiếng Anh là Press Releases) hay được viết tắt là TCBC. Đây là tài liệu quan trọng được doanh nghiệp phát đi khi sắp tổ chức sự kiện hay hoạt động nào đó. Với mục đích chính là thông báo với giới truyền thông về sự kiện, hoạt động này.

Thông cáo báo chí thường được gửi đến các nhà báo, phóng viên vừa để thông báo. Đồng thời mời họ đến tham dự và đưa tin về sự kiện, hoạt động của doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Truyền thông marketing là gì? Cách xây dựng chiến lược truyền thông marketing hiệu quả

Vai trò của thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí được xem là một công cụ PR vô cùng hữu hiệu cho bất cứ doanh nghiệp nào. Nó giúp thu hút sự chú ý của giới truyền thông và khách hàng. Khi doanh nghiệp, công ty muốn quảng bá cho thương hiệu của mình. Thì việc sử dụng phương tiện thông tin đại chúng như báo đài, truyền hình,… là vô cùng cần thiết. Đây đều là những phương tiện có tầm ảnh hưởng rất lớn đến công chúng.

Lúc này, thông cáo báo chí chính là công cụ thu hút giới truyền thông và báo chí, phóng viên đưa tin đến với công chúng nhanh nhất. 

Khi nào cần gửi đi thông cáo báo chí?

Mặc dù được xem là một công cụ PR đắc lực và mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên thông cáo báo chí cũng đồng thời là một tài liệu rất quan trọng và không thể tùy tiện gửi đi. Thông cáo báo chí (TCBC) chỉ nên được gửi trong những trường hợp sau:

• Tổ chức workshop sự kiện ra mắt dịch vụ, sản phẩm mới.
• Công bố các thành tựu nghiên cứu, sáng kiến khoa học, giải thưởng danh giá cá nhân hoặc doanh nghiệp đạt được.
• Các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp, công ty có sự ảnh hưởng lớn.
• Công bố các giải thưởng danh giá của cá nhân hoặc doanh nghiệp, công ty đạt được.

>> Xem thêm: Workshop là gì? Các bước triển khai 1 buổi workshop thành công

Thông cáo báo chí gồm những gì?

Nội dung và cấu trúc cơ bản của một bản TCBC cần phải đáp ứng đầy đủ các thông tin theo công thức “5W1H”. Vậy 5W1H có ý nghĩa là gì?

• Who – Ai? Đây là phần xác định rõ chủ thể của thông cáo báo chí. Ai là chủ thể được nhắc tới trong Thông cáo báo chí?
• What – Cái gì? Sự kiện được thông báo là cái gì, tin gì? Nó có gì thu hút công chúng?
• Where – Ở đâu? Trong thông cáo cần nên ghi rõ địa chỉ cụ thể nơi tổ chức sự kiện. Bạn có thể đính kèm chỉ dẫn bản đồ nhằm tạo điều kiện thuận lợi để nhà báo, phóng viên đến tác nghiệp.
• Why – Vì Sao? Nêu ra lý do vì sao mà sự kiện này cần báo chí đưa tin đến với công chúng?
• When – Khi nào? Thời gian diễn ra sự kiện cụ thể là khi nào? 
• How – Như thế nào? Nội dung tóm tắt của sự kiện, lịch trình cụ thể sẽ được diễn ra như thế nào?.

Cấu trúc một bản TCBC bao gồm những phần sau:

• Tiêu đề: tên của TCBC.
• Thông tin liên hệ: Bao gồm tên và số điện thoại của người chịu trách nhiệm liên lạc với báo chí của doanh nghiệp.
• Địa điểm: Nơi tổ chức sự kiện.
• Thông tin chính: Các nội dung chính của TCBC: Thời gian, địa điểm, lí do diễn ra sự kiện và nội dung chính của sự kiện.

6 hình thức phát ngôn và cung cấp thông tin cho báo chí

Thông cáo báo chí là hình thức để truyền tải thông tin nhanh nhất đến với giới truyền thông. Dưới đây là những hình thức phát ngôn và truyền đạt thông tin cho báo chí. Bao gồm:

1. Tổ chức họp báo.
2. Đăng tải nội dung phát ngôn và cung cấp những thông tin. Ví dụ như cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử hoặc trang mạng xã hội chính thức. 
3. Đưa ra phát ngôn trực tiếp hoặc trả lời phỏng vấn của các nhà báo, phóng viên.
4. Gửi đi các thông cáo báo chí (TCBC), nội dung trả lời cho các cơ quan báo chí, nhà báo và phóng viên. Bạn có thể trả lời bằng văn bản hoặc thư điện tử.
5. Cung cấp những thông tin thông qua trao đổi trực tiếp hoặc cuộc giao ban báo chí. Do trung ương, địa phương tổ chức khi được nhận được yêu cầu.
6. Ban hành văn bản đề nghị cơ quan báo chí đăng bài, phản hồi, cải chính và xin lỗi nội dung trên báo chí.

Trong những trường hợp cơ quan báo chí đăng, phát tin không chính xác như nội dung thông mà người phát ngôn, người được ủy quyền phát ngôn thì họ có quyền nêu ra những ý kiến phản hồi bằng văn bản, thư điện tử đến cơ quan báo chí, cơ quan chủ quản báo chí, cơ quan quản lý nhà nước về báo chí. Hoặc thậm chí có thể khởi kiện tại Tòa án về vấn đề này.

Hướng dẫn cách viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp và ấn tượng

Để viết một TCBC chất lượng và chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo những bí quyết sau đây:

Viết TCBC như một nhà báo chuyên nghiệp

Một TCBC rất cần tính chân, thật chính xác, rõ ràng và mạch lạc thông tin cần có. Chính vì thế, bạn có thể xây dựng nội dung thông cáo như một câu chuyện hấp dẫn nhưng với giọng văn của một nhà báo. Tuy nhiên bạn cũng cần lưu ý một vài điểm sau:

• Đi thẳng vào vấn đề: Như đã đề cập bên trên, TCBC không nên dài dòng lan man. Vì điều này làm người đọc không tập trung, khó nắm bắt vấn đề chính mà bạn muốn mang đến. Do đó, việc trình bày một cách rõ ràng để làm rõ chủ đề và mục đích là yếu tố bắt buộc của thông cáo báo chí.
• Bố cục trình bày rõ ràng, súc tích: Dù là TCBC thì cũng yêu cầu đầu tiên sự rõ ràng, tránh dài dòng. Vì lịch trình của các nhà báo, phóng viên rất bận và báo chí yêu cầu yếu tố nhanh. Do đó, họ không có nhiều thời gian để đọc một TCBC quá dài dòng mà nội dung vốn có thể được tóm gọn.
• Sử dụng giọng văn gần gũi: Giọng văn và ngôn ngữ trong một TCBC cần nên lịch sự, gần gũi. Nên tránh những từ ngữ “tung hô” thái quá về sự kiện hay sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Đưa đến những thông tin giá trị với công chúng

Để công chúng cuốn theo sự kiện thì ngay phần đầu của TCBC bạn nên đặt những thông tin quan trọng và hấp dẫn nhất. Vì nếu phần mở đầu cung cấp những thông tin giá trị thì mới giúp họ quan tâm và tiếp tục quan tâm TCBC của bạn. Do đó, nội dung cần đi thẳng vào vấn đề, có địa chỉ cụ thể để liên lạc, hạn chế dùng biệt ngữ,… Và đặc biệt, những thông tin bạn đưa ra phải có sự liên kết đến sản phẩm, dịch vụ mà sự kiện đề cập đến.

Mở đầu bao giờ cũng cần có những thông tin liên hệ (định dạng in nghiêng, cỡ chữ nhỏ nên hơn phần nội dung chính). Tiếp đó đến phần Tiêu đề (chữ in hoa, định dạng nghiêng, đậm). Ngày, tháng, năm và tiếp theo đó là phần nội dung chính. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể đính kèm một số trích dẫn hữu ích đi kèm trong phần TCBC để thu hút người đọc.

Đưa tin dưới nhiều hình thức khác nhau

Nếu đã quá nhàm chán với một thông cáo báo chí chỉ toàn là chữ thì bạn có thể đưa tin dưới nhiều hình thức khác nhau. Việc sử dụng hình ảnh, video, graphic sẽ giúp cho nội dung dễ hiểu và tăng tương tác nhiều hơn. Cách này cũng thu hút sự quan tâm của các nhà báo và công chúng đến với thông tin sự kiện hơn. Đồng thời nó còn giúp tăng khả năng tìm kiếm về sự kiện trong thời gian lâu hơn.

Đính kèm những trích dẫn hữu ích

Trích dẫn hữu ích là một trong những yếu tố không thể thiếu trong một TCBC. Những trích dẫn ấn tượng từ các nhân vật quan trọng sẽ giúp gây sự chú ý và tăng tính thuyết phục của bản thông cáo. Tuy nhiên cần lưu ý rằng, không phải phát ngôn nào cũng có thể được trích dẫn. Bạn cần tìm hiểu rõ ràng về sự kiện sắp diễn ra để có được lượng thông tin rộng rãi và chuyên sâu đủ để áp dụng vào thông cáo.

Chủ đề phải có mối liên hệ với mục đích sản phẩm

Một yếu tố giúp TCBC thu hút cánh truyền thông là những thông tin liên quan tới sản phẩm, dịch vụ và doanh nghiệp. Vì vậy khi viết TCBC, bạn chỉ nên dành một phần nhỏ để thông báo ngắn gọn về sự kiện sắp diễn ra. Sau đó, hãy đi sâu vào những ưu điểm, lợi ích nổi trội của sản phẩm, dịch vụ mới mà doanh nghiệp sắp tung ra thị trường.

Ý tưởng phát triển sản phẩm, dịch vụ này bắt đầu từ đâu? Nó có giá trị tinh thần nào đối với doanh nghiệp không? Nó có thể giúp khách hàng giải quyết những vấn đề nào? Đó mới thực sự là những thông tin mà báo chí, truyền thông quan tâm và muốn tìm hiểu.

Nội dung ngắn gọn, rõ ràng

Xu hướng người dùng hiện nay là thích tiếp cận những thông tin ngắn gọn và trực tiếp đi thẳng vào vấn đề. Vì vậy nếu bắt gặp một bản TCBC quá dài với nội dung lan man, họ sẽ không đủ kiên nhẫn để xem hết.

Do đó, người soạn thảo TCBC cần đảm bảo yếu tố “báo chí” trong bài, tức là tính ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ thông tin. Điều này sẽ giúp người đọc cũng như cánh báo chí, truyền thông nhanh chóng tiếp cận và nắm được những vấn đề cốt lõi nhất về sự kiện, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.

Một số định dạng của thông cáo báo chí mẫu

Bất kỳ một thông cáo báo chí hay phải tuân thủ theo một định dạng nhất định. Nhờ đó mà mọi người mới có thể dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin. 

Bước 1: Thông cáo báo chí được viết ra có mục đích là gì?

Ở bước đầu tiên, bạn cần phải xác định rõ những mục đích trọng yếu, trước khi bắt đầu viết một TCBC:

• Sự kiện này liệu có tầm ảnh hưởng đến những khu vực xung quanh hay không?
• Những thông tin bạn đưa ra có gây mâu thuẫn với ai, tổ chức nào hay không?
• Quá trình thực hiện sự kiện được diễn ra như thế nào?
• Sự kiện có nhận được sự quan tâm, tò mò đến người đọc hay không?

Bước 2: Đặt tên tiêu đề cho thông cáo báo chí

Tiêu đề đóng vai trò vô cùng quan trong trong một thông cáo báo chí. Một tiêu đề hay, và hấp dẫn thì mới thu hút được sự tập trung của truyền thông và công chúng. Chính vì vậy, tiêu đề bạn đặt ra phải gây được sự kích thích, tò mò. Nhờ đó mà người đọc sẽ quyết định họ có muốn tiếp thông tin bạn đưa ra hay không?

Bước 3: Tóm tắt nội dung của TCBC trong một đoạn ngắn

Tóm tắt nội dung sẽ giúp người đọc có thể nắm bắt rõ được thông tin có trong thông cáo báo chí. Nhờ đoạn tóm tắt này mà họ hiểu được nó nói về vấn đề gì và liệu họ có muốn đọc tiếp hay không. Chính vì vậy, phần tóm tắt sẽ xuất hiện ngay sau tiêu đề và thường được tóm gọn bằng 3 ý trọng yếu nhất.

Ở đoạn đầu tiên, bạn cần liệt kê những thông tin quan trọng về sự kiện. Như mục đích của thông cáo báo chí, chủ đề, lợi ích mà người đọc sẽ nhận được là gì,…

Bước 4: Viết những nội dung còn lại

Đoạn tiếp theo sẽ bao gồm các thông tin liên quan hơn hoặc những liên quan về sản phẩm, dịch vụ mà người đọc cần biết. Lưu ý rằng, các đoạn văn này chỉ cần ngắn gọn, nhanh và súc tích vì TCBC không được dài quá một trang.

Bước 5: Đính kèm một số trích dẫn liên quan

Những trích dẫn đính kèm không cần phải quá cầu kì, phức tạp và phải đáp ứng được 3 yếu tố sau:

• Nó giúp ích và mang đến câu chuyện bạn đang muốn truyền tải không?
• Không nên sử dụng những từ ngữ gây khó hiểu cho người đọc.
• Ai là người nói những trích dẫn trên?

Bước 6: Thông tin liên hệ

Thông tin liên hệ là điều vô cùng cần thiết vì sau khi đọc xong người đọc còn biết họ phải liên hệ với những ai có liên quan. Vậy nên bạn hãy đính kèm thông tin của phòng ban quảng cáo, marketing vào góc trái phía dưới TCBC. Theo đó, các thông tin liên hệ sẽ bao gồm các thông tin như tên, số điện thoại, email.

Những câu hỏi thường gặp về Thông cáo báo chí sự kiện

Lời kết

Hy vọng bài viết bên trên đã giúp bạn hiểu rõ thông cáo báo chí là gì và tầm quan trọng của nó. Một TCBC ấn tượng không những giúp bạn đạt được hiệu quả truyền thông mà còn là cơ hội xây dựng hình ảnh và tăng uy tín của quý công ty, doanh nghiệp. Do đó, hãy xây dựng cách viết hợp lý và bỏ túi những chiến thuật mà Vietnix đã chia sẻ nhé!