Trong bất kỳ một chiến dịch truyền thông nào thì việc lập kế hoạch luôn là khâu đầu tiên đóng vai trò quan trọng. Bởi nó sẽ quyết định cho sự thành công hoặc thất bại của chiến dịch. Vậy cách lập kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả như thế nào? Hãy cùng Vietnix tìm hiểu chi tiết ngay trong bài viết sau đây.

Kiến thức cơ bản cần nắm rõ trước khi lập một kế hoạch truyền thông marketing

Kế hoạch truyền thông marketing là một bản phương án chi tiết thể hiện được mục tiêu, đối tượng, kênh truyền thông,… cho từng giai đoạn triển khai. Để lập được kế hoạch truyền thông marketing đòi hỏi phải nắm rõ được mục tiêu triển khai, các con số thực hiện phải khả thi và hợp lý. Ngoài ra, cần có những phương án dự phòng rủi ro khi có những phát sinh ngoài ý muốn trong quá trình thực hiện. 

>> Xem thêm: Truyền thông marketing là gì? Cách xây dựng chiến lược truyền thông marketing hiệu quả

Không có sản phẩm, dịch vụ nào là giống nhau hoàn toàn, cũng như nội tại của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Do đó kế hoạch truyền thông marketing luôn biến hóa khôn lường, không có một quy chuẩn nhất định. Mỗi giai đoạn, chiến dịch khác nhau sẽ có phương án và kế hoạch thực thi khác nhau. 

Về cơ bản, để có thể lập kế hoạch truyền thông marketing, bạn có thể tìm hiểu và nắm được mô hình SMCRFN. SMCRFN được xem là một mô hình kinh điển của dân ngành marketing và cả trong ngành PR. Mô hình đem lại những yếu tố cần thiết để vạch ra được một kế hoạch thành công và hoàn chỉnh. Trong đó:

• Chữ S (Source/Sender – Nguồn): Là cá nhân, tổ chức, thương hiệu cần thực thi.
• Chữ M (Message –  Thông điệp): Là nội dung truyền tải đến khách hàng. 
• Chữ C (Channel – Kênh): Là phương tiện để truyền tải thông điệp đến khách hàng.
• Chữ R (Receiver – Người nhận): Là đối tượng nhận thông điệp mà thương hiệu truyền tải.
• Chữ F (Feedback – Phản hồi): Là phản ứng của người nhận với thông điệp mà thương hiệu truyền tải.
• Chữ N (Noise – Nhiễu): Là những sai lệch mà người nhận nhận được không đúng với thông điệp đã truyền tải.

Mô hình SMCRFN ngày càng rộng rãi và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Do đó khi bắt đầu vào lập kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả, các bạn cần nắm được mô hình này. Hiểu rõ được bản chất mô hình và mục tiêu thành lập sẽ giúp bạn tự tin hơn trong quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông marketing.

Vậy bạn đã tự tin có thể thực hiện đầy đủ các bước lập kế hoạch truyền thông? Đừng bỏ qua quy trình truyền thông marketing chi tiết dưới đây.

Quy trình lập kế hoạch truyền thông chi tiết

Nếu bạn chưa biết nên bắt đầu lập kế hoạch truyền thông từ đâu thì sau đây sẽ là quy trình cho bạn tham khảo. Cụ thể như sau:

Bước 1: Thu thập, phân tích thông tin từ môi trường bên ngoài

Để bắt tay vào xây dựng kế hoạch truyền thông tổng thể. Phân tích thị trường là bước đầu tiên và cơ bản giúp xác định doanh nghiệp mình đang ở đâu và sắp phải đối mặt với những gì. Nếu không có bước này, bạn sẽ khó xác định được thị trường tiềm năng và đối thủ cạnh tranh ra sao. Việc xác định điểm mạnh, điểm yếu, tiềm năng và thách thức của thương hiệu trên thị trường sẽ giúp bạn hoạch định kế hoạch chính xác.

Và đương nhiên để thực hiện bước này, mô hình SWOT sẽ cực kỳ hữu ích. Theo đó, với Strengths (điểm mạnh) và Weaknesses (điểm yếu) sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan vào nội lực của doanh nghiệp. Phần Opportunities (cơ hội) và Threats (thách thức) sẽ cho bạn cái nhìn về môi trường bên ngoài. 

>> Xem thêm: Phân tích chi tiết ma trận SWOT của Vinamilk

Bước 2: Xác định cụ thể mục tiêu truyền thông

Mỗi chiến dịch khác nhau đều sẽ có mục tiêu khác nhau. Cần xác định cụ thể các chỉ số để có thể đo lường và theo dõi được hiệu quả. Ngoài ra, chia nhỏ ra từng giai đoạn với một khoảng thời gian xác định là hết sức cần thiết.

Nếu đã định vị tổng quan được ở bước 1. Bước 2 sẽ giúp xác định mục tiêu truyền thông để chạm đến được khách hàng tiềm năng đang hướng đến.

Lúc này, mô hình SMART được xem là phương án phù hợp có thể vận dụng. Cụ thể như sau:

• Specific –  Tính cụ thể.
• Measurable – Có thể đo lường được.
• Achievable – Có thể đo đạt được.
• Realistic – Thực tế.
• Time – focused – Tập trung vào yếu tố thời gian.

Mô hình SMART ở bước này sẽ giúp bạn vạch ra được mục tiêu truyền thông với các con số cụ thể. Phương án theo dõi và đo lường phù hợp trong từng giai đoạn triển khai để đáp ứng được nhu cầu khách hàng.

Bước 3: Định hình chân dung khách hàng mục tiêu

Đây chính là chữ R trong mô hình SMCRFN đã đề cập trước đó. Có thể hiểu khách hàng mục tiêu chính là đối tượng trực tiếp mà bạn muốn tiếp cận và truyền tải thông điệp tới họ.

Đây là bước để bạn vẽ ra được chân dung khách hàng mục tiêu. Từ đó định hướng được thông điệp truyền cho ai và hướng tiếp cận như thế nào cho phù hợp. Nên nhớ rằng mỗi nhóm đối tượng luôn có hành vi khác nhau. Do đó để chung mục tiêu thì mức độ hiệu quả sẽ không cao và khó thực hiện chiến dịch được tốt.

Sau khi đã phân loại mục tiêu, nhóm nào rộng và dễ tác động thì bạn sẽ ưu tiên truyền thông trước. Thông qua cách đo lường và sử dụng những thông tin thực tế để phân tích. Từ đó bạn có thể đánh giá về tệp khách hàng đã khai thác có thực sự tiềm năng. Hoặc từ đó phát triển thêm những tệp khách hàng liên quan khác.

>> Xem thêm: Phân khúc khách hàng là gì? Cách phân khúc khách hàng chuẩn nhất

Bước 4: Đưa ra thông điệp chiến dịch cần truyền tải

Content luôn luôn là “King”. Đặc biệt là thông điệp chính của mỗi chiến dịch luôn quan trọng và thực sự cần quan tâm. Thông điệp hay luôn tạo cho khách hàng một ấn tượng tốt giữa hàng ngàn nội dung phải tiếp nhận hàng ngày. Ngoài ra còn làm cho khách hàng có cái nhìn tốt hơn về sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp đang hoạt động.

Để có thể tạo nên một thông điệp hay, được khách hàng ghi nhớ bạn cần nên chú ý những điều sau:

• Thông điệp của bạn truyền tải những gì?
• Tại sao phải truyền tải những thông điệp đó?
• Thông điệp có truyền tải đầy đủ những thông tin về sản phẩm dịch vụ mà bạn mong muốn khách hàng nhận lấy?
• Thông điệp truyền tải có mới mẻ và đột phá so với thị trường?
• Nó có thật sự phù hợp với mục tiêu mà bạn đề ra?

Bước 5: Xác định kênh truyền thông phù hợp

Hiện nay, có rất nhiều kênh truyền thông. Do đó, cần xác định sản phẩm dịch vụ thực sự phù hợp với kênh truyền thông nào. Tính chất của mỗi kênh sẽ khác nhau. Phải xác định đâu là nơi tập trung nhiều khách hàng mục tiêu mà mình đang hướng đến. 

Việc lựa chọn kênh truyền thông phù hợp còn ở ngân sách triển khai chiến dịch tại thời điểm đó. Tính hiệu quả mỗi kênh phải đặt lên hàng đầu khi lựa chọn. Nếu sai, hiệu quả chiến dịch sẽ không như bạn mong muốn. Ngoài ra việc tiêu tốn ngân sách nhưng không thu lại kết quả gì cũng sẽ vô bổ.

Bước 6: Lên chiến lược truyền thông, ngân sách chi tiết 

Ở bước này, việc tính toán xác định thời gian để triển khai hoặc ra mắt sản phẩm là vô cùng quan trọng. Đồng thời việc phân bổ ngân sách vào từng khoảng thời gian cũng cần được quan tâm. Ở bước này, việc chia ngân sách càng nhỏ càng tốt. Bởi lẽ mỗi kênh truyền thông cũng có những hình thức riêng biệt. Cần lưu ý làm sao cho kế hoạch và chi phí bỏ ra phải hợp lý, khả thi và mang lại hiệu quả.

Đặc biệt với những kế hoạch có quy trình truyền thông marketing đa kênh, đồng nghĩa với ngân sách lớn. Nếu bạn muốn lên và đề xuất thì hãy cố gắng làm một bản kế hoạch thật chi tiết và cụ thể. Vì bản đề xuất chi phí càng chi tiết thì dễ được thông qua và theo dõi.

Bước 7: Đo lường, so sánh và báo cáo việc lập kế hoạch truyền thông

Bước cuối cùng để đo lường, so sánh với kế hoạch và đánh giá với mục tiêu đã đề ra ngay lúc ban đầu. Tổng hợp được những ưu điểm cần khai thác và phát huy ở chiến dịch tiếp theo. Rút ra được những lỗi để tránh gặp trong kế hoạch kế tiếp. Hãy công tâm so sánh với chỉ tiêu đặt ra thực hiện có hiệu quả và khả thi. Điều này giúp bạn có cái nhìn chuẩn hơn cho mục tiêu sắp tới.

Cấu trúc một bản kế hoạch truyền thông marketing mẫu

Một bản kế hoạch truyền thông marketing chuẩn chỉnh phải có cơ bản hai phần quan trọng: phân tích và lập kế hoạch. Cụ thể từng phần như sau:

Phân tích trước khi lập kế hoạch

Yếu tố này vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp có thể nắm được những thông tin cơ bản và cần thiết cho kế hoạch. Những yếu tố cần phân tích gồm:

• Hoàn cảnh diễn ra: Phân tích bối cảnh diễn ra sự kiện giúp bạn định hướng và xây dựng kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả hơn. Cụ thể, bạn cần phân tích về định vị thương hiệu hiện tại; mục đích triển khai; các chiến dịch trong kế hoạch; các mốc thời gian cần quan tâm; nhân lực tham gia; đối tác thực hiện nếu có.
• Nghiên cứu tổng quan các yếu tố quên ngoài: Phân tích về môi trường bên ngoài sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về những yếu tố khách quan có thể ảnh hưởng tới doanh nghiệp. Bạn có thể áp dụng 2 mô hình phổi biến hiện nay là SWOT và PEST. SWOT phân tích điểm mạnh – yếu – cơ hội – thách thức và cho cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp trên thị trường. Còn PEST sẽ giúp bạn nghiên cứu các yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ có tác động thế nào tới doanh nghiệp.
• Những bên liên quan: Bạn cũng không thể bỏ qua những đối tượng có thể tác động tới kế hoạch truyền thông marketing sắp tới. Họ thường bao gồm: khách hàng, nhà đầu tư, đối tác, truyền thông,… Những người này có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực tới doanh nghiệp. Việc chuẩn bị trước sẽ giúp bạn phòng ngừa và ngăn chặn kịp thời những rủi ro có thể phát sinh.

Tiến hành lập kế hoạch

Sau đây là cấu trúc của một bản kế hoạch truyền thông marketing mẫu bao gồm 8 phần chi tiết. Bạn có thể tham khảo và áp dụng cho doanh nghiệp của mình:

Phần 1 – Mục tiêu

Xác định mục tiêu rõ ràng sẽ là cơ sở cho các bước tiếp theo trong kế hoạch truyền thông. Nếu không có mục tiêu, các chiến lược, chiến thuật bạn vạch ra có thể đi sai hướng hoặc không phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

Bạn có thể sử dụng phương pháp SMART để lên mục tiêu cho kế hoạch truyền thông. Như vậy, mục tiêu của bạn sẽ đảm bảo 5 yếu tố cụ thể – đo lường được – có khả năng đạt được – liên quan tới mục tiêu chung – có thời hạn.

Phần 2 – Chân dung khách hàng mục tiêu

Xác định khách hàng mục tiêu là hạng mục tiếp theo bạn cần thực hiện khi lập kế hoạch truyền thông marketing. Chân dung khách hàng mục tiêu càng chi tiết thì bạn càng dễ dàng triển khai các hoạt động marketing, tiếp thị sản phẩm.

Bạn có thể phác họa chân dung khách hàng mà doanh nghiệp đang nhắm tới bằng các câu hỏi sau:

• Họ là ai?
• Họ nằm trong độ tuổi nào?
• Giới tính của họ?
• Nghề nghiệp và thu nhập của họ ra sao?
• Họ sinh sống ở khu vực, quốc gia nào?
• Những ai có thể ảnh hưởng tới quyết định của họ?
• …

>> Xem thêm: Thị trường mục tiêu là gì? Cách để xác định thị trường mục tiêu

Phần 3 – Chiến lược thực thi

Chiến lược là cách thức mà bạn sẽ sử dụng để hiện thực hóa kế hoạch truyền thông marketing sắp tới. Chiến lược sẽ bao gồm những hoạt động, sự kiện cụ thể. Bạn cần đảm bảo những yếu tố sau khi đưa ra bất cứ chiến lược nào:

• Chiến lược sử dụng công cụ marketing, truyền thông nào?
• Những nền tảng nào được sử dụng để đưa thông tin tiếp cận với công chúng?
• Thời gian triển khai, quá trình triển khai như thế nào?
• Đánh giá sơ bộ hiệu quả của chiến lược như thế nào?

Phần 4 – Thông điệp truyền tải

Thông điệp thể hiện nội dung cốt lõi mà kế hoạch truyền thông marketing muốn truyền tải tới khách hàng mục tiêu. Thông điệp thường ngắn gọn, súc tích từ 1-2 câu giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt và ghi nhớ. Đây cũng sẽ là yếu tố cần được doanh nghiệp làm nổi bật và xuất hiện với tần suất thường xuyên trong suốt thời gian chạy chiến dịch truyền thông.

Phần 5 – Chiến thuật triển khai

Ở phần này, bạn cần lên lịch trình cụ thể cách triển khai những chiến lược đã được đề ra ở phần trên. Tùy thuộc vào thời điểm, bối cảnh thực hiện mà bạn có sự điều chỉnh nhất định để chiến thuật phù hợp và hiệu quả nhất. Với mỗi chiến thuật, bạn cần xác định cụ thể những yếu tố thời gian thực hiện, các hoạt động cụ thể, nguồn nhân lực phụ trách, dự phòng phát sinh,…

Phần 6 – Dự tính rủi ro

Bất cứ kế hoạch truyền thông marketing nào cũng không thế thiếu phần phân tích, đo lường rủi ro. Điều này sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị trước cho những tình huống có thể phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch. Từ đó giảm thiểu thiệt hại, ảnh hưởng xấu về mức tối thiểu. Đó cũng là kinh nghiệm để bạn điều chỉnh kế hoạch marketing sau hiệu quả hơn.

Phần 7 – Dự trù kinh phí

Kinh phí là yếu tố quyết định trực tiếp tới sự thành công hay thất bại của một sự kiện. Với bản dự trù kinh phí chi tiết, bạn có thể cân đối chi phí cho những hoạt động đã đặt ra trong kế hoạch.

Với mỗi hoạt động, sự kiện, bạn sẽ phải lập một bảng dự trù kinh phí riêng. Các yếu tố cần có trong bảng dự trù kinh phí bao gồm:

• Danh sách các vật phẩm cần thiết cho sự kiện
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Dự trù phát sinh
• Tổng chi phí cho sự kiện
• Nhân sự phụ trách thực hiện.

Phần 8 – Yếu tố đo lường, đánh giá

Phần cuối cùng cần có trong một bản kế hoạch truyền thông, marketing là bảng đo lường, đánh giá hiệu quả các hoạt động đã triển khai. Vởi bảng đánh giá này, bạn có thể xác định liệu kế hoạch có thành công hay không và thành công ở mức độ như thế nào. Những yếu tố cần có khi lập bảng đánh giá là:

• Danh sách các hoạt động đã thực hiện
• Mục tiêu đã đặt ra
• Mục tiêu thực tế đạt được sau triển khai
• Tỉ lệ hoàn thành mục tiêu
• Các yếu tố ảnh hưởng

>> Xem thêm: IMC là gì? Vai trò của truyền thông marketing tích hợp và cách lập kế hoạch IMC

Tham khảo mẫu kế hoạch truyền thông marketing cho thương hiệu và sự kiện

Sau đây là mẫu kế hoạch truyền thông marketing của Co-opmart bạn có thể tham khảo:

Lời kết

Bên trên là những thông tin chi tiết về kế hoạch truyền thông marketing hiệu quả cho mọi doanh nghiệp. Hy vọng Vietnix đã mang đến bạn những thông tin bổ ích và bạn có thể áp dụng thành công!